Optimering af Körber Supply Chains interne kvalitetssystem
I forbindelse med min kandidat i informationsvidenskab, var jeg i praktik hos Körber Supply Chain. Her fik jeg til opgave at optimere deres interne kvalitetssystem ved navn RIQO for at gøre det mere brugervenligt og intuitivt
Körber Supply Chain havde selv en antagelse om, at RIQO ikke var brugervenligt og intuitivt for de ansatte at bruge. Disse antagelser blev bekræftet via mine interviews og observationer. Problemerne, som de ansatte havde med brugen af RIQO, blev undersøgt nærmere i forbindelse med interviews og observationer.
De ansatte blev mødt af en overvældende mængde information, som de skulle forholde sig til, hvilket ofte forvirrede dem og gjorde dem frustrerede. Arbejdsprocesserne var uoverskuelige, og brugerne havde svært ved at finde den information, de søgte, da de ikke vidste, hvor/hvad de skulle klikke på for at komme videre. Der var mange trin/lag, hvilket gjorde det nemt for brugerne at ende et forkert sted.
I rapportdelen var der for mange felter, nogle havde dobbeltkonfekt, og nogle felter viste brugerne ikke, hvad de betød. Dette påvirkede kvaliteten og gjorde det svært for en anden afdeling at arbejde videre med rapporten, da de ikke havde tilstrækkelig information.
På baggrund af indsamlet data og analyse blev der udviklet et nyt design af RIQO, som er mere brugervenligt og intuitivt. Ved at se på taksonomier og metadata i RIQO har det været muligt at gøre RIQO mere brugervenligt, primært ved at mindske mængden af metadata og gøre det nemmere at navigere rundt i RIQO samt ændre filtreringsmulighederne, så brugerne nemmere kan finde den information, de søger.
Persuasive technology blev anvendt for at gøre handlinger nemmere for brugerne at udføre ved hjælp af værktøjerne reduction, tunneling, tailoring og suggestion. Disse værktøjer skulle gøre det lettere for brugerne at udføre deres arbejde i RIQO og træffe de rigtige valg for at sikre, at rapporterne var af høj kvalitet og udfyldt korrekt og fyldestgørende. Dette gjorde også det tværfaglige samarbejde nemmere. Tailoring blev brugt ved at tilbyde personalisering, herunder en brugerspecifik forside, hvor relevante arbejdsprocesser blev vist for den enkelte medarbejder. Personificering blev også brugt til at oprette personlige filtre, så indholdet i rapportdelen kunne sorteres efter den enkeltes behov.
Landingsside på RIQO når man er logget ind
Landingsside på RIQO uden man er logget ind
Alle arbejdsprocesser
1. led under project execution-arbejdsprocesserne
Arbejdsprocesser
Brugeren vil få en afdelingsdefineret landingsside, for at de har nemmere ved at se hvilken proces/afdeling de hører til og hurtigere kan tilgå dem. Der vises processer for den afdeling, som klikbar kasser i stedet for et flowchart, for at mindske den information de bliver præsenteret for og gør det tydeligt hvad de kan klikke på. Den røde klikbar kasse i første led, er undersider med dokumenter eller andet information.
Processer som har andre underliggende processer er vist med forskellige farver, alt efter hvor mange trin man er nede i en proces. Billederne viser at project execution(orange – 1. led) har en proces som hedder conduct engineering (grøn – 2. led), som har en underproces der hedder conduct project engineering (blå – 3. led), som så videre har en underprocessen conduct mechanical design (mørke gul – 4. led).
3. led under project execution-arbejdsprocesserne
2. led under project execution-arbejdsprocesserne
4. led under project execution-arbejdsprocesserne
Sidste led under project execution-arbejdsprocesserne med forklaringer på arbejdsproces
Vælger man f.eks. Prepare teechnical documentation i 4. led vil man komme til en tekstside der beskriver processen. Her er emnerne delt op i dropdown-bokse som brugeren kan vælge, at udvide for at bestemme hvor meget information de vil se på en gang.
RIQO-rapport
I oprettelsen af rapporter er sket en stor reducering i antal af felter der skulle udfyldes. Alle de obligatoriske felter fra den gamle rapportopsætning er beholdt. Det er felterne “process”, der er valgt at omdøbe til “department” da det fortæller bedre omkring feltets betydning, “select reviewer”. Ved deviation “reason” og ved customer claim “customer name”.
Før var der er imellem 15 og 18 felter at udfylde for medarbejderen, alt efter rapporttype, hvilket gav meget information omkring rapporten, men på bekostning af, at medarbejderen skulle bruge meget tid på at finde den nødvendige information til hvert felt.
De tre forskellige versioner af RIQO-rapporter
Optimering af Körber Supply Chains
interne kvalitetssystem
I forbindelse med min kandidat i informationsvidenskab, var jeg i praktik hos Körber Supply Chain. Her fik jeg til opgave at optimere deres interne kvalitetssystem ved navn RIQO for at gøre det mere brugervenligt og intuitivt.
Körber Supply Chain havde selv en antagelse om, at RIQO ikke var brugervenligt og intuitivt for de ansatte at bruge. Disse antagelser blev bekræftet via mine interviews og observationer. Problemerne, som de ansatte havde med brugen af RIQO, blev undersøgt nærmere i forbindelse med interviews og observationer.
De ansatte blev mødt af en overvældende mængde information, som de skulle forholde sig til, hvilket ofte forvirrede dem og gjorde dem frustrerede. Arbejdsprocesserne var uoverskuelige, og brugerne havde svært ved at finde den information, de søgte, da de ikke vidste, hvor/hvad de skulle klikke på for at komme videre. Der var mange trin/lag, hvilket gjorde det nemt for brugerne at ende et forkert sted.
I rapportdelen var der for mange felter, nogle havde dobbeltkonfekt, og nogle felter viste brugerne ikke, hvad de betød. Dette påvirkede kvaliteten og gjorde det svært for en anden afdeling at arbejde videre med rapporten, da de ikke havde tilstrækkelig information.
På baggrund af indsamlet data og analyse blev der udviklet et nyt design af RIQO, som er mere brugervenligt og intuitivt. Ved at se på taksonomier og metadata i RIQO har det været muligt at gøre RIQO mere brugervenligt, primært ved at mindske mængden af metadata og gøre det nemmere at navigere rundt i RIQO samt ændre filtreringsmulighederne, så brugerne nemmere kan finde den information, de søger.
Persuasive technology blev anvendt for at gøre handlinger nemmere for brugerne at udføre ved hjælp af værktøjerne reduction, tunneling, tailoring og suggestion. Disse værktøjer skulle gøre det lettere for brugerne at udføre deres arbejde i RIQO og træffe de rigtige valg for at sikre, at rapporterne var af høj kvalitet og udfyldt korrekt og fyldestgørende. Dette gjorde også det tværfaglige samarbejde nemmere. Tailoring blev brugt ved at tilbyde personalisering, herunder en brugerspecifik forside, hvor relevante arbejdsprocesser blev vist for den enkelte medarbejder. Personificering blev også brugt til at oprette personlige filtre, så indholdet i rapportdelen kunne sorteres efter den enkeltes behov.
Landingsside på RIQO når man er logget ind
Landingsside på RIQO uden man er logget ind
Arbejdsprocesser
Brugeren vil få en afdelingsdefineret landingsside, for at de har nemmere ved at se hvilken proces/afdeling de hører til og hurtigere kan tilgå dem. Der vises processer for den afdeling, som klikbar kasser i stedet for et flowchart, for at mindske den information de bliver præsenteret for og gør det tydeligt hvad de kan klikke på. Den røde klikbar kasse i første led, er undersider med dokumenter eller andet information.
Processer som har andre underliggende processer er vist med forskellige farver, alt efter hvor mange trin man er nede i en proces. Billederne viser at project execution(orange – 1. led) har en proces som hedder conduct engineering (grøn – 2. led), som har en underproces der hedder conduct project engineering (blå – 3. led), som så videre har en underprocessen conduct mechanical design (mørke gul – 4. led).
Alle arbejdsprocesser
1. led under project execution-arbejdsprocesserne
2. led under project execution-arbejdsprocesserne
3. led under project execution-arbejdsprocesserne
4. led under project execution-arbejdsprocesserne
Vælger man f.eks. Prepare teechnical documentation i 4. led vil man komme til en tekstside der beskriver processen. Her er emnerne delt op i dropdown-bokse som brugeren kan vælge, at udvide for at bestemme hvor meget information de vil se på en gang.
Sidste led under project execution-arbejdsprocesserne med forklaringer på arbejdsproces
RIQO-rapport
I oprettelsen af rapporter er sket en stor reducering i antal af felter der skulle udfyldes. Alle de obligatoriske felter fra den gamle rapportopsætning er beholdt. Det er felterne “process”, der er valgt at omdøbe til “department” da det fortæller bedre omkring feltets betydning, “select reviewer”. Ved deviation “reason” og ved customer claim “customer name”.
De tre forskellige versioner af RIQO-rapporter
Før var der er imellem 15 og 18 felter at udfylde for medarbejderen, alt efter rapporttype, hvilket gav meget information omkring rapporten, men på bekostning af, at medarbejderen skulle bruge meget tid på at finde den nødvendige information til hvert felt.